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Informativa sulla privacy per fornitori, clienti, fornitori di servizi, consulenti, investitori e altri partner commerciali di OEP Italy S.R.L.

Per OEP Italy S.R.L. (di seguito 鈥淥贰笔鈥�) la protezione dei dati personali e della privacy 猫 della massima priorit脿. Lo scopo della presente informativa sulla privacy 猫 quello di informare in merito a quali dati personali trattiamo dei nostri fornitori, clienti, fornitori di servizi, consulenti, investitori e altri (potenziali) partner commerciali o dei loro referenti (di seguito collettivamente 鈥減artner commerciali鈥�) e quali diritti spettano all鈥檌nteressato in conformit脿 al regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati dell鈥橴E 鈥� 鈥淕顿笔搁鈥�) in relazione al trattamento dei dati personali dell鈥檌nteressato.

1. Responsabilit脿 del trattamento dei dati personali
OEP Italy S.R.L., Via Alessandro Manzoni 38, 20121 Milano, Italia, 猫 il titolare del trattamento dei dati personali dell鈥檌nteressato per le finalit脿 di cui al punto 3. Alcune attivit脿 di trattamento sono svolte in contitolarit脿 con OEP Capital Advisors L.P., 330 N. Wabash Ave., Suite 3750, Chicago, IL 60611, USA (鈥淥EP US鈥�), 中文AV Europe GmbH, Neue Mainzer Str. 84, 60311 Francoforte sul Meno, Germania (鈥淥EP Germania鈥�) e OEP Master B.V., 2Amsterdam - Eduard van Beinumstraat 30, 1077 CZ Amsterdam, Paesi Bassi (鈥淥EP NL鈥�). Per ulteriori informazioni sul trattamento in contitolarit脿 con OEP US, OEP NL e OEP Germania, consultare il punto 10.

2. Dati personali trattati
Trattiamo le seguenti categorie di dati personali dei nostri partner commerciali:

• dati professionali di contatto e organizzativi (ad es. nome, titolo, indirizzo di lavoro, numero di telefono e indirizzo e-mail aziendale, qualifica/posizione lavorativa, dati bancari ove presenti);
• dati sulle comunicazioni (dati sul contenuto e sul traffico, in particolare sulle e-mail);
• ulteriori informazioni necessarie a adempiere gli obblighi di 鈥渃onoscenza della clientela鈥� (Know Your Customer, KYC) e antiriciclaggio (ad es. copie di passaporti/documenti d鈥檌dentit脿, lettere antiriciclaggio, informazioni fornite nei questionari KYC);
• informazioni sulle condanne penali e sui reati dei co-investitori che investono o prevedono di investire nei fondi italiani OEP o nelle societ脿 in portafoglio dei fondi italiani OEP, se consentito o richiesto dalle normative applicabili in materia di privacy;
• informazioni contenute in contratti, comunicazioni e altra documentazione relativa a transazioni di fusione e acquisizione, investimenti e altre operazioni che otteniamo nel corso di tali operazioni, in particolare su persone legate alla societ脿 oggetto in questione e ai suoi rapporti commerciali o che sono altrimenti coinvolte in tale operazione, si pensi a dipendenti o partner commerciali (ad es. contratti di acquisto di azioni/attivit脿 con nomi, firme, date di nascita, indirizzi di residenza e codici fiscali dei rappresentanti delle parti);
• altre informazioni che ci vengono fornite dall鈥檌nteressato o di cui veniamo a conoscenza nel corso dei nostri rapporti commerciali e delle nostre comunicazioni.

3. Finalit脿 del trattamento
Trattiamo i dati personali dell鈥檌nteressato per le seguenti finalit脿:

• gestione della ricezione di beni (ad es. apparecchiature informatiche e materiali di consumo) e servizi (ad es. servizi di consulenza);
• gestione, ottimizzazione ed elaborazione dei nostri rapporti commerciali (compresa l鈥檈secuzione dei nostri contratti) con i partner commerciali, nonch茅 l鈥檃vvio o la creazione di nuovi rapporti commerciali;
• gestione delle operazioni delle societ脿 in portafoglio di OEP, comprese le relazioni per gli investitori e l鈥檕rganizzazione di riunioni del Consiglio di Amministrazione e dei soci;
• prevenzione e indagine di frodi o altre attivit脿 illecite;
• verifica dell鈥檌dentit脿 degli investitori, anche per quanto riguarda i controlli di base, i controlli antiriciclaggio e quelli relativi a 鈥淜now Your Customer鈥�, i rapporti, le informazioni e la due diligence;
• sicurezza dei nostri sistemi IT, dell鈥檃rchitettura e delle reti;
• adempimento degli obblighi legali di OEP e di altre societ脿 del Gruppo OEP (compresa l鈥檕ttemperanza alle ordinanze delle pubbliche autorit脿), nonch茅 per consulenza legale e fiscale.

4. Base giuridica del trattamento
Trattiamo i dati personali dell鈥檌nteressato per le seguenti basi giuridiche:

• per l鈥檈secuzione del contratto stipulato con l鈥檌nteressato o per prendere provvedimenti su richiesta dell鈥檌nteressato prima della stipula di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR);
• per adempiere agli obblighi di legge a cui siamo soggetti (ad es. per adempiere agli obblighi fiscali e antiriciclaggio; articolo 6, par. 1, lett. c GDPR); e
• nella misura in cui il trattamento 猫 necessario ai fini dei legittimi interessi perseguiti da noi o da terzi e tali interessi non prevalgono sugli interessi o sui diritti e le libert脿 fondamentali dell鈥檌nteressato (art. 6 par. 1 lett. f GDPR), in particolare per consentire la cooperazione con altre societ脿 del Gruppo OEP, per mantenere e salvaguardare le operazioni commerciali e i processi aziendali, per tutelare OEP e i nostri dipendenti, per eseguire i contratti con un partner commerciale presso cui 猫 impiegato l鈥檌nteressato, per gestire e amministrare le nostre societ脿 in portafoglio e altri investimenti, per migliorare i nostri servizi e identificare nuovi modi per sviluppare e far crescere la nostra attivit脿, nonch茅 per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

5. Destinatari dei dati personali
Trasferiremo i dati personali dell鈥檌nteressato alle seguenti categorie di destinatari e concederemo loro l鈥檃ccesso nella misura necessaria in ciascun caso e, ove necessario, sulla base di un accordo di trattamento dei dati stipulato tra noi e il destinatario:

• dipendenti di OEP;
• altre societ脿 del Gruppo OEP;
• fornitori di servizi tecnici (in particolare fornitori di sistemi IT e di servizi cloud);
• societ脿 di consulenza legale e fiscale;
• autorit脿 giudiziarie e altre pubbliche autorit脿;
• soggetti terzi in caso di riorganizzazione, fusione, vendita, joint venture, cessione, trasferimento o altra alienazione dell鈥檃ttivit脿 o dei beni di OEP (incluse eventuali procedure concorsuali o analoghe), in toto o in parte, ove necessario; e
• altri soggetti terzi e fornitori di servizi, nella misura in cui ci貌 sia necessario in singoli casi.

6. Luogo del trattamento dei dati personali
I dati personali dell鈥檌nteressato saranno trattati all鈥檌nterno dell鈥橴nione europea (鈥淯贰鈥�) e dello Spazio economico europeo (鈥沦贰贰鈥�) nonch茅 al di fuori di UE/SEE, nei cosiddetti Paesi terzi, da parte dei soggetti indicati al punto 5, in particolare da fornitori di servizi nel Regno Unito e negli Stati Uniti. Nel fare ci貌, teniamo conto degli obblighi contrattuali di riservatezza e di non divulgazione, nonch茅 delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Non divulgheremo i dati personali dell鈥檌nteressato a soggetti non autorizzati al loro trattamento.

Si prega di notare che possono esistere differenze in merito alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati tra i rispettivi Stati membri dell鈥橴E/SEE e tutti gli altri Paesi. Il livello di protezione dei dati personali, soprattutto se trattati al di fuori dell鈥橴E/SEE, pu貌 quindi essere inferiore a quello italiano. Se il trattamento avviene al di fuori dell鈥橴E o del SEE, ci assicureremo che il destinatario dei dati personali dell鈥檌nteressato garantisca un livello di protezione adeguato (in particolare partecipando al cosiddetto Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali o stipulando con noi le cosiddette clausole contrattuali tipo dell鈥橴E e, se possibile, implementando ulteriori misure di protezione).

7. Fonti dei dati
Trattiamo i dati personali che abbiamo ricevuto dall鈥檌nteressato nel corso del nostro rapporto commerciale, dall鈥檃zienda che impiega l鈥檌nteressato, da altri partner commerciali o da soggetti terzi, o da fonti pubblicamente accessibili.

8. Periodi di conservazione
Conserviamo i dati personali dell鈥檌nteressato solo per il tempo necessario allo scopo perseguito con il rispettivo trattamento e per il tempo in cui siamo legalmente obbligati a conservarli (ad es. a causa di obblighi di conservazione previsti dalle normative commerciali o fiscali).

9. Diritti dell鈥檌nteressato
In base alle leggi vigenti in materia di protezione dei dati e a condizione che siano soddisfatti i relativi requisiti di legge, l鈥檌nteressato ha diversi diritti nei confronti di qualsiasi responsabile del trattamento, ad es. il diritto di richiedere l鈥檃ccesso ai propri dati personali. Inoltre, tali diritti possono includere il diritto alla rettifica, alla cancellazione o alla limitazione del trattamento, nonch茅 il diritto alla portabilit脿 dei dati.

Se trattiamo i dati personali dell鈥檌nteressato sulla base di interessi legittimi di OEP o nel pubblico interesse, l鈥檌nteressato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al loro trattamento per via di motivi riguardanti la propria situazione. In questi casi ci asterremo dal trattare ulteriormente i dati personali dell鈥檌nteressato salvo che possiamo dimostrare l鈥檈sistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libert脿 dell鈥檌nteressato oppure se il trattamento serve per l鈥檃ccertamento, l鈥檈sercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

脠 possibile esercitare tali diritti inviando una richiesta a Dunja Mauser, contattabile via e-mail all鈥檌ndirizzo dunja.mauser@oneequity.com.

L鈥檌nteressato ha inoltre il diritto di presentare reclamo presso un鈥檃utorit脿 di controllo competente per la protezione dei dati se si crede che il trattamento dei dati personali sia illegittimo.

10. Specifiche in caso di contitolarit脿 del trattamento con OEP US, OEP NL e OEP Germania
Per i seguenti trattamenti che riguardano l鈥檌nteressato, determiniamo le finalit脿 e i mezzi del trattamento in contitolarit脿 con OEP US, OEP NL e OEP Germania e agiamo pertanto in veste di contitolari del trattamento:

• Gestione dei documenti su un sistema di archiviazione dati condivisi: nella misura necessaria a garantire una gestione efficiente dei processi aziendali, delle esigenze dei clienti relative agli investimenti del Gruppo OEP e di altre esigenze dei partner commerciali del Gruppo OEP (in particolare per eseguire i contratti con l鈥檌nteressato o con un partner commerciale con cui l鈥檌nteressato lavora, per consentire la cooperazione con altre societ脿 del Gruppo OEP e per gestire e amministrare le nostre societ脿 in portafoglio e altri investimenti), OEP, OEP Germania, OEP NL e OEP US conservano i file/documenti che possono includere anche dati personali dei loro partner commerciali in archivi di dati condivisi a cui possono accedere i rispettivi dipendenti interessati. Questi file possono includere, ad esempio, certificazioni antiriciclaggio e revisioni in materia ambientale, sociale e gestionale (ESG) delle societ脿 in portafoglio del Gruppo OEP e ulteriori documenti relativi alla gestione di tali societ脿.
• La contitolarit脿 del trattamento si basa su accordi contrattuali tra OEP US, OEP Germania, OEP NL e noi, i quali determinano chi adempie a quale obbligo ai sensi del GDPR in ciascun caso. Ai sensi del GDPR, siamo tenuti a mettere a disposizione dell鈥檌nteressato le caratteristiche essenziali di questi accordi di contitolarit脿 del trattamento: abbiamo stabilito che le operazioni di trattamento sopra menzionate sono soggette a contitolarit脿 e che ciascuna parte 猫 responsabile della liceit脿 del rispettivo trattamento dei dati. Gli obblighi di informazione sono adempiuti da ciascun OEP, OEP US, OEP NL e OEP Germania nei confronti dei propri partner commerciali. Per questo motivo, l鈥檌nteressato riceve da noi la presente informativa sulla privacy in relazione alla contitolarit脿 del trattamento. Inoltre, noi, OEP US, OEP NL e OEP Germania ci informeremo prontamente e ci assisteremo a vicenda nella misura necessaria per rispondere alle richieste degli interessati. I diritti dell鈥檌nteressato di cui al punto 9 si applicano senza limitazioni anche alle operazioni di trattamento effettuate in contitolarit脿 con OEP US, OEP NL e OEP Germania. A questo proposito, l鈥檌nteressato pu貌 esercitare i propri diritti di protezione dei dati sia nei nostri confronti che nei confronti di OEP US, OEP Germania o OEP NL. In qualit脿 di interessato, in genere verranno fornite le informazioni dal responsabile del trattamento contattato per esercitare i propri diritti. 脠 possibile contattare (i) OEP US all鈥檌ndirizzo sopra indicato o via e-mail all鈥檌ndirizzo dora.stojka@oneequity.com, (ii) OEP Germania e OEP NL ai rispettivi indirizzi sopra indicati o via e-mail all鈥檌ndirizzo dunja.mauser@oneequity.com.

La presente informativa sulla privacy 猫 stata aggiornata l鈥檜ltima volta nel giugno 2024.